Skuteczny sposób na wyższą efektywność organizacji - CIVILITY

Anna pomyślnie przeszła przez proces rekrutacyjny w jednej z wiodących firm w mieście. Oferta pracy była niezwykle atrakcyjna, a na pierwszym spotkaniu szefowa HR roztoczyła przed nią wizję niesamowitych benefitów płynących z możliwości bycia częścią tak nowoczesnej organizacji.

Spełnił się sen - została asystentką prezesa! Wiele słyszała o wspaniałej rodzinnej atmosferze, jaka panuje w firmie, że ludzie sobie pomagają, współpracują, mówią sobie po imieniu, są doceniani. O takiej pracy marzyła.

Pierwszego dnia została oprowadzona po strategicznych miejscach w biurze przez nową koleżankę z działu HR. Przedstawiono ją w recepcji, poznała dwie sympatyczne asystentki wspólników, które z uśmiechem powitały ją „na pokładzie”, zwiedziła pomieszczenie socjalne – tzw. pokój relaksu (kuchnię z ekspresem do kawy i sofą), pobrała osobiste wyposażenie biurowe i zasiadła za swoim biurkiem w openspace, czekając na informatyka, który miał „zalogować” ją do systemu.

Wspólnik - prezes, dla którego miała zacząć pracę, jeszcze nie przybył, choć byli umówieni na konkretną godzinę. Podczas spotkania rekrutacyjnego, kiedy się poznali, szef sprawiał wrażenie człowieka światowego, stanowczego, pewnego siebie i doskonale wiedzącego czego oczekuje od swojej asystentki. To bardzo spodobało się Annie. Między innymi podkreślił, że nie toleruje spóźnień, nieobecności bez ważnej przyczyny oraz niekompetencji. W tym się w pełni zgodzili.

Anna, nie wiedząc co robić, poszła do recepcji zapytać o informatyka i czy są jakieś wieści od prezesa. W tym momencie wkroczył rzeczony specjalista od sieci z laptopem w ręku.

- O, dobrze, że jesteś, powiedziała recepcjonistka. Ania na ciebie czeka.

- Miałem być, to jestem.

- Cześć, jestem Ania.

Informatyk minął ją bez słowa i poszedł robić swoje przy jej biurku.

- On zawsze tak? Spytała koleżankę Ania.

- To informatyk, oni żyją w swoim świecie, nie przejmuj się. Pracuję tu od roku i może udało mi się w tym czasie ze trzy razy z nim porozmawiać, jak miałam problem z komputerem. To dziki człowiek…

- Hmmm… Pracowałam już z informatykami i zawsze byli mili. Fakt, nie byli jacyś wylewni i raczej trzymali się swojego towarzystwa, ale dało się z nimi dogadać. No nic, idę do niego.

- Nie przejmuj się, jest świetny w tym co robi, w sieci potrafi zdziałać cuda, tylko… No wiesz, nie podchodź zbyt blisko, bo jego polar to chyba nigdy pralki nie widział i ma specyficzną aurę… Jakoś nikt nie potrafi z nim o tym porozmawiać…

- O matko! To jeszcze są tacy ludzie???

- Ten jest.

Anna z lękiem poszła do swojego stanowiska pracy. Faktycznie, siedzący za jej biurkiem chłopak roztaczał wokół siebie charakterystyczny zapach przepoconej odzieży. Pokonała odruch niechęci i zbliżyła się na bezpieczną odległość.

- Tu masz listę haseł, które masz nadać sama i te systemowe. Masz założony profil w systemie i pamiętaj: żadnych prywatnych plików, nośniki wyłącznie autoryzowane i niczego nie ściągaj z sieci. Wewnętrzny do mnie 37, jakbyś czegoś nie wiedziała.

W tym momencie z recepcji dobiegł krzyk zagniewanego mężczyzny, robiącego awanturę. Coś o jakiejś przesyłce, kurierze i niekompetencji niedouczonych praktykantek.

- Oho, twój książę wrócił. To ja się zmywam.

Informatyk zebrał swoje rzeczy i szybko opuścił pomieszczenie. Anna stała przez chwilę skonsternowana, nie wiedząc co się dzieje.

- Lepiej uważaj, powiedziała siedząca przy biurku obok koleżanka. Książę już jest w akcji…

Przez drzwi z impetem wkroczył wódz.

- Dzień dobry szefie, powiedziała Ania, starając się przywołać uśmiech na twarzy.

Ten minął ją bez słowa i wpadł do swojego gabinetu trzaskając drzwiami.

- Co ja mam teraz zrobić? Spytała Ania koleżankę.

- Lepiej przeczekać.

Po jakichś pięciu minutach otworzyły się drzwi gabinetu prezesa.

- Pani Anno, dlaczego jeszcze Pani u mnie nie ma? Umawialiśmy się przecież!

- Ale panie prezesie, ja…

- Nie chcę słyszeć żadnych tłumaczeń, proszę do mnie!

Ania, cała w nerwach, wzięła firmowy notatnik, piękny firmowy długopis i na miękkich nogach weszła do gabinetu szefa.

Nie za bardzo wiedziała co on do niej mówi. Starała się bezrefleksyjnie notować dyrektywy i fragmenty wypowiedzi szefa, żeby później móc się nad tym zastanowić – jak ochłonie. Spotkanie trwało w nieskończoność… Czyli, jak się potem okazało, jakieś dziesięć minut. To było najdłuższe dziesięć minut jej życia. Myśli i emocje kłębiły się jej w głowie i wszędzie gdzie mogły. Czuła, że się poci, brakuje jej powietrza, a nogi same próbowały ją stamtąd wyprowadzić. W końcu pozwolono jej wyjść.

Jak w transie usiadła za biurkiem, podparła głowę na dłoniach i siłą zmusiła się do powstrzymania płaczu głęboko oddychając. Czyżby atak paniki???

Do końca dnia pracy próbowała odczytać swoje notatki i wyciągnąć jakieś wnioski. Z nikim nie zamieniła ani słowa. Równo o 16:00 spakowała swoje rzeczy i wyszła. To był pierwszy dzień w wymarzonej pracy… Co ją jeszcze czeka??? Czy nie została przypadkiem omamiona wizją, która nie ma wiele wspólnego z rzeczywistością? Może jeszcze wszystko się ułoży…

Badania pokazują, że poziom emocji, wynikających z uczestnictwa, bądź obserwacji zachowań agresywnych w miejscu pracy powoduje skuteczne zaburzenie procesów intelektualnych. Osoby, które podlegają takim emocjom, do końca dnia koncentrują się na zredukowaniu ich poziomu do bezpiecznego, a co za tym idzie, nie są w stanie skupić się na realizacji zadań. Efektywność pracy takich osób spada praktycznie do zera.

Podstawową potrzebą każdego człowieka jest potrzeba bezpieczeństwa. Poczucie bezpieczeństwa zależy w dużej mierze od otoczenia, w jakim człowiek się znajduje. Jednym z elementów kształtujących bezpieczeństwo jest przewidywalność zachowań innych ludzi. Temu służą zasady, różnego rodzaju kody zachowań, normy. Jeżeli nie ma ogólnie obowiązujących norm i każdy stosuje własne, to powstaje sytuacja zagrażająca poczuciu bezpieczeństwa, co powoduje, że każdy skupia się przede wszystkim na sobie i swojej pozycji względem innych. Dopiero w kolejnych krokach ma szansę skupić się na zadaniach nie dotyczących własnej pozycji względem innych. Takie zjawisko nie sprzyja efektywności, a wręcz skutecznie ją niszczy.

Bardzo często kultura organizacyjna budowana jest na kodeksach zawierających listę zachowań niepożądanych. Ważne jest to, czego nie wolno robić, co jest źle widziane, co jest sprzeczne z interesem firmy – takie zachowania i postawy są szeroko i szczegółowo opisywane, by wszyscy wiedzieli za co mogą być ukarani. Rzadko zaś mówi się, czy pisze, o zasadach i zachowaniach pożądanych, o wzorcach pozytywnych, bo przecież wszyscy to powinni wiedzieć. Panuje przekonanie, że:

„Firma to nie przedszkole, żeby uczyć dobrego wychowania”,

„Ludzie sami powinni wiedzieć, jak się kulturalnie zachowywać”

„Nie będziemy nikogo uczyć jak jeść widelcem” itd.

Okazuje się, że jednak trzeba kulturę organizacyjną budować od podstaw! Od absolutnie podstawowych zachowań społecznych, określać normy pozytywne, zachowania pożądane, żeby ludzie wiedzieli „jak tak”, a nie „jak nie”. Wtedy dopiero mają szansę mieć zbliżone wzorce bezpiecznych zachowań w grupie, mają możliwość zbudowania zespołowego poczucia bezpieczeństwa, przynależności i norm współpracy opartej na wzajemnym zaufaniu. Dopiero wtedy jest sens wymagać efektywności i nad nią pracować.

Aktualny trend światowy w zarządzaniu organizacjami skupia się właśnie na budowaniu kultury organizacyjnej od podstaw.

CIVILITY - kultura godności pracy, to środowisko, gdzie wszelkie normy, kodeksy, zasady stanowią wzorzec pozytywny, dają odniesienie do pożądanych postaw i zachowań, a te automatycznie eliminują niepożądane sytuacje.

CIVILITY to strategia, która, niezależnie od fazy rozwoju organizacji, pozwala podnieść efektywność pracy ludzi o 10-15 %.

Mamy już polską koncepcję wdrożeniową, której autorem jest wieloletni praktyk zarządzania obszarami HR, dr. Andrzej Woźniakowski.

Nie musimy korzystać z wzorców nieprzystających kulturowo do naszych realiów. Po co wymyślać kolejne zestawy benefitów, które mają podnieść ludziom efektywność, skoro wystarczy podnieść im poczucie bezpieczeństwa poprzez pozytywne unormowanie zachowań, a sami skupią się na realizacji zadań ważnych dla organizacji. Unikniemy wielu irracjonalnych konfliktów, rotacji, sporów sądowych i wpadek wizerunkowych. Zyskamy spokój, zaufanie i zauważalnie wyższą efektywność. I milej będzie ;)